RES. 2022/171 | DICTAMEN POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA.
EDUARDO RIVERA PÉREZ, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE PUEBLA, a sus habitantes, sabed:
Que por conducto de su Secretaría el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla se ha servido dirigirme para su publicación el siguiente:
DICTAMEN POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA.
RES.2022/171
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTÍCULOS 115 PÁRRAFO PRIMERO, FRACCIONES I, PÁRRAFO PRIMERO Y II PÁRRAFOS PRIMERO Y SEGUNDO DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 102 PÁRRAFO PRIMERO, 103 PÁRRAFO PRIMERO Y 105 FRACCIÓN III DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE PUEBLA; 2, 3, 78 FRACCIONES I, III Y IV, 79, 80, 84, 85, 92 FRACCIONES I, V Y VII, 94 Y 120 DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL; 2 FRACCIÓN IX, 12 FRACCIÓN VII, 92, 93, 96, 97, 114 FRACCIÓN III, 120, 122, 123 FRACCIÓN III, 124, 133 Y 135 DEL REGLAMENTO INTERIOR DE CABILDO Y COMISIONES DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA; SOMETEMOS A LA DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE HONORABLE CUERPO COLEGIADO, EL DICTAMEN POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA, POR LO QUE:
CONSIDERANDO
I. Que, en términos de lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 103 párrafo primero; y 105 fracción III de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Los Municipios estarán investidos de personalidad jurídica y manejarán su patrimonio conforme a la Ley y serán gobernados por un Ayuntamiento de elección popular directa, que tendrá la facultad para aprobar los Bandos de Policía y Gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la Administración Pública Municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal.
II. Que, de conformidad con los artículos 78 fracción IV y 79 de la Ley Orgánica Municipal, los Bandos de Policía y Gobierno, los reglamentos, circulares y demás disposiciones de observancia general constituyen los diversos cuerpos normativos tendientes a regular, ejecutar y hacer cumplir el ejercicio de las facultades y obligaciones que esta Ley confiere a los Ayuntamientos en el ámbito de su competencia debiendo respetar los derechos humanos consagrados en el orden jurídico mexicano.
III. Que, de conformidad con lo establecido por el artículo 92 de la Ley Orgánica Municipal, son facultades y obligaciones de los Regidores, ejercer la debida inspección y vigilancia de los ramos a su cargo, dictaminar e informar sobre los asuntos que le encomiende el Ayuntamiento, así como formular al mismo tiempo las propuestas de ordenamientos en asuntos municipales, y promover todo lo que crean conveniente al buen servicio público.
IV. Que, de conformidad con lo establecido por los artículos 94 y 96 fracción VI de la Ley Orgánica Municipal, el Ayuntamiento para facilitar el despacho de los asuntos que le competen, nombrará comisiones permanentes, para que los examinen e instruyan hasta ponerlos en estado de resolución.
V. Que, atento a la legislación en materia archivística vigente, se advierte la necesidad de actualizar la normatividad en el municipio de Puebla, por lo que se considera pertinente, la abrogación del Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, publicado el 4 de septiembre de 2015, en el Periódico Oficial del Estado.
VI. Que, los conceptos de transparencia, rendición de cuentas y memoria histórica se han potenciado bajo los imperativos de las leyes en dichas materias, ahora se aprecia mejor su utilidad para el desempeño de la gestión pública como testimonio y memoria de las instituciones.
VII. Que, los documentos de archivo permiten salvaguardar los derechos de las personas, el buen funcionamiento de las instituciones públicas, la investigación y el desarrollo social.
VIII. Que, existe el reconocimiento unánime de que los archivos se constituyen como fuentes esenciales de información acerca del pasado y del presente de la vida institucional y social del Municipio; que el documento es evidencia, prueba y testimonio de la actividad humana y que algunas instituciones públicas o privadas se han dado a la tarea de establecer y proyectar debidamente sus documentos a la luz de la archivística que es estrictamente técnica.
IX. Que, los documentos de archivo producidos o recibidos por las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal en el ejercicio de sus funciones, deben satisfacer los requerimientos de la sociedad en materia de información, investigación y cultura.
X. Que, la función archivística no atiende únicamente a la materialidad y concentración de los documentos, sino que exigen una organización, control y recuperación orientados a la preservación, difusión y consulta de la producción documental.
XI. Que, la función archivística es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios, para salvaguardar el patrimonio de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las Dependencias y/o Entidades de la Administración Pública Municipal, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.
XII. Que, en una sociedad democrática que exige la reestructuración de la organización y funcionamiento de la Administración Pública Municipal, la innovación institucional, la eficacia, eficiencia y calidad de la misma, implica necesariamente, el desarrollo de la cultura y la protección de su patrimonio documental.
XIII. Que, los documentos públicos deben estar al alcance de los ciudadanos en atención a su derecho de información. Los objetivos de la accesibilidad a los documentos son múltiples y comprenden desde la gestión administrativa y la consulta histórica hasta la difusión de sus valores y datos. El acceso debe darse dentro de la legitimidad y sin más limitaciones que las señaladas en las disposiciones legales y administrativas correspondientes.
XIV. Que, aunque se ha reconocido en distintos momentos el gran valor que tienen los documentos de archivo porque contienen una cantidad de información importante y relevante para la toma de decisiones, es necesario adecuar su sistematización y al mismo tiempo evitar su incremento descontrolado, para hacerlo acorde a las necesidades de nuestra sociedad y aprovechar el desarrollo tecnológico en la materia.
XV. Que, el presente Reglamento, además de aplicar las políticas, normas y lineamientos en la materia, coadyuva con las Dependencias y/o Entidades de la Administración Pública Municipal a ejercer los Derechos a la Transparencia y a la Información Pública.
XVI. Que, este Reglamento reúne el esquema de organización del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, trazando una estructura útil que permita seguir al documento en todas las etapas de su ciclo vital, desde su producción y/o recepción, hasta su transferencia a un archivo histórico o su baja documental.
XVII. Que, en mérito de lo antes expuesto y fundado, se somete a la consideración del Honorable Cabildo, el presente Dictamen por el que se expide el Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, en los términos siguientes:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL
DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA
CAPÍTULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. El presente Reglamento es de orden público y observancia obligatoria para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, y tiene por objeto:
I. Regular la administración de los archivos en posesión de los Sujetos Obligados;
II. Establecer los procedimientos y coordinación necesaria para la organización, preservación, protección, rescate, difusión, control y acceso a los archivos de la Administración Pública Municipal, aplicando los principios de unidad normativa y descentralización operativa;
III. Organizar, registrar y llevar el control de los expedientes que integren el archivo de trámite de las Juntas Auxiliares y la elaboración de los inventarios correspondientes.
IV. Regular el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos de los Sujetos Obligados, que contribuyan a la eficiencia de la gestión gubernamental y a la salvaguarda de la memoria institucional y social;
V. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos, para contribuir a la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los documentos que contienen información pública gubernamental;
VI. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los Sujetos Obligados;
VII. Procurar la utilización de tecnologías de la información, para optimizar la administración de los archivos institucionales;
VIII. Establecer mecanismos de colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos;
IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración, organización, conservación y disponibilidad de los archivos y su reconocimiento, como eje de la actividad gubernamental;
X. Sentar las bases para la implementación integral del Sistema Municipal de Archivos; y
XI. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Municipal de Archivos de los Sujetos Obligados del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Artículo 2. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;
II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones tendientes a administrar, identificar, organizar, describir, valorar, seleccionar, conservar y divulgar documentos;
III. Archivística: A la disciplina dedicada al estudio y aplicación de las teorías y técnicas relativas a la función de los archivos, su organización, normatividad, tratamiento y gestión;
IV. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;
V. Archivo de concentración: Al integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades generadoras, cuyo uso y consulta es esporádico y que permanecen en él hasta su disposición documental;
VI. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las Dependencias, Entidades y Juntas Auxiliares que integran la Administración Pública Municipal;
VII. Archivo General Municipal: A las instalaciones e inmueble que alberga al Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento y al acervo documental propiedad del Municipio de Puebla;
VIII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria municipal de carácter público, regional o local;
IX. Áreas operativas: A las que forman parte del Sistema Institucional de Archivos, las cuales son las Unidades Centrales de Correspondencia y de archivo de trámite de las Unidades Administrativas de las Dependencias o Entidades, así como las de archivo de concentración e histórico;
X. Ayuntamiento: Al Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla;
XI. Baja documental: A la eliminación de documentación cuyos valores primarios (administrativos, legales o fiscales), hayan prescrito; y que no posea valores secundarios, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental;
XII. Catálogo de Disposición Documental: Al instrumento de consulta y control indispensable para la organización documental. Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, la clasificación de la información y el destino final que tendrá la documentación generada y/o recibida por las Dependencias y Entidades, y que tiene como base el Cuadro General de Clasificación Archivística;
XIII. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico de consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo (fondo, sección y serie documental del expediente), y aporta datos esenciales con base a las funciones, atribuciones y actividades de los Sujetos Obligados;
XIV. Dependencias: Aquellas que integran la Administración Pública Municipal centralizada y sus Órganos Desconcentrados;
XV. Dirección de Archivo General Municipal: A la Unidad Administrativa dependiente de la Secretaría del Ayuntamiento, quien además fungirá como Unidad Coordinadora de Archivos y se encargará de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos; así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Municipal de Archivos;
XVI. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;
XVII. Documento de archivo: Al que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los Sujetos Obligados de la Administración Pública Municipal, con independencia de su soporte documental;
XVIII. Entidades: A los organismos públicos descentralizados municipales, las empresas de participación municipal mayoritaria y los fideicomisos públicos, en los que el fideicomitente sea el Municipio;
XIX. Expediente: A la unidad documental integrada por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados;
XX. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXI. Fondo documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXII. Grupo Interdisciplinario: Al conjunto colegiado de personas servidoras públicas encargadas de emitir opinión y recomendaciones, para la integración del Catálogo de Disposición Documental y demás procesos aplicables;
XXIII. Instrumentos de control archivístico: A las herramientas técnicas que propician la organización control y conservación de los documentos de archivos a lo largo de su ciclo vital, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental e inventarios documentales;
XXIV. Instrumentos de consulta: Aquellos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;
XXV. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental);
XXVI. Ley: A la Ley General de Archivos;
XXVII. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental, en su caso, el término precautorio y el periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;
XXVIII. Programa Anual: Al Programa Anual de Desarrollo Archivístico;
XXIX. Reglamento: Al presente Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla;
XXX. Secretaría: A la Secretaría del Ayuntamiento del Municipio de Puebla;
XXXI. Sistema Municipal de Archivos (SMA): Al conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados;
XXXII. Sujeto Obligado: Al Ayuntamiento, Dependencias, Entidades y/o Juntas Auxiliares que integran la Administración Pública Municipal;
XXXIII. Transferencia primaria: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;
XXXIV. Transferencia secundaria: Al traslado controlado y sistemático del archivo de concentración, al archivo histórico de documentos que, por su valor histórico, deben conservarse de manera permanente;
XXXV. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;
XXXVI. Unidad Administrativa: A cada una de las áreas de las Dependencias y/o Entidades generadoras de información susceptible de archivo;
XXXVII. Unidad Central de Correspondencia: A la Unidad Administrativa responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite;
XXXVIII. Unidad Coordinadora de Archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;
XXXIX. Usuarios internos: A las personas servidoras públicas que forman parte de las Dependencias y/o Entidades debidamente acreditados como tales, ante la Dirección de Archivo General Municipal;
XL. Usuarios externos: A la ciudadanía que no tenga el carácter de persona servidora pública y que se clasifica en investigadores permanentes, investigadores temporales y público en general;
XLI. Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales (administrativo, legal, fiscal o histórico), es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la transferencia y disposición documental;
XLII. Valores primarios: Aquellos que se asignan a un documento y que están relacionados al trámite o asunto que soporta, pueden ser administrativo, fiscal y/o contable y legal;
XLIII. Valores secundarios: Aquellos que tienen los documentos para la historia, la investigación y la cultura, pueden ser testimonial, evidencial e informativo; y
XLIV. Vigencia documental: Al período durante el cual un documento de archivo es vigente de acuerdo a sus valores administrativos, legales y/o fiscales de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo 3. Los Sujetos Obligados en materia de archivos, se regirán por los principios siguientes:
I. Actividad archivística: es una función pública que no podrá transferirse o concesionarse;
II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los Sujetos Obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;
III. Integridad: Al principio y/o atributo que permite garantizar que la información contenida en el documento sea completa, veraz y no sufra modificaciones no autorizadas en su contenido, estructura, contexto, y demás aspectos esenciales;
IV. Disponibilidad: Al principio y/o atributo que permite al documento ser localizado, recuperado, y presentado, con independencia del origen y del soporte en que se almacene;
V. Conservación: Al conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas, para garantizar la integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido;
VI. Accesibilidad: Al principio que garantiza el acceso a los documentos y expedientes resguardados en el Archivo General Municipal y los archivos de cada uno de los Sujetos Obligados, de acuerdo a la Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Transparencia: Al principio que permite garantizar que la información contenida en los documentos de archivo, producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los Sujetos Obligados, será pública y accesible a cualquier persona, en los términos, condiciones y excepciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales; y
VIII. Máxima publicidad: Al principio que define, que toda la información en posesión de los Sujetos Obligados, sea pública, completa, oportuna y accesible, a través de los medios que dispongan las leyes, sujeta a un claro régimen de excepciones que deberán estar definidas y ser además legítimas y estrictamente necesarias.
Artículo 4. Los archivos son esenciales para el ejercicio de la función pública, por tanto, corresponde a los Sujetos Obligados su cuidado y conservación, quedando prohibido bajo cualquier título la enajenación o transferencia de documentos a favor de persona física o jurídica, aún en custodia temporal, salvo en los casos contemplados por este Reglamento o por la expedición de copia certificada.
Artículo 5. La persona servidora pública que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen, en términos de la legislación relativa y aplicable a la materia.
Artículo 6. En caso de que algún Sujeto Obligado, Área o Unidad Administrativa de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de tales procesos dispondrá lo necesario para asegurar que los documentos de archivo, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con el presente Reglamento y demás disposiciones legales aplicables.
En ningún caso, la unidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos recibidos.
Tratándose de liquidación o extinción de algún Sujeto Obligado, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de expedientes que resguarde al Archivo General Municipal.
Artículo 7. Los documentos públicos de los Sujetos Obligados tienen un doble carácter, son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles de acuerdo con la Ley General de Bienes Nacionales y la Normatividad General para la Alta, Baja Operativas, Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles del Gobierno Municipal al Servicio de las Dependencias que lo conforman, y son monumentos nacionales con categoría de bien patrimonial documental en términos de la Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y demás disposiciones aplicables.
CAPÍTULO II
DE LOS SERVICIOS
Artículo 8. Los servicios que presta el Archivo General Municipal, son los siguientes:
I. Archivo de Concentración:
a. Consulta de documentación semiactiva transferida por las Dependencias y/o Entidades, apegándose a lo estipulado en el presente Reglamento; y
b. Préstamo de documentación semiactiva transferida por las Dependencias y/o Entidades.
II. Archivo Histórico:
a. Consulta al acervo histórico;
b. Fotocopiado de documentos y libros;
c. Fotografía digital;
d. Grabación en cámara de video del espacio físico; y
e. Visitas guiadas.
Artículo 9. El servicio de consulta, será de lunes a viernes, en un horario de 9:00 a 17:00 horas, de manera gratuita y se otorgará dentro de las instalaciones del Archivo General Municipal.
Artículo 10. La reproducción de documentos por cualquier medio físico o electrónico deberá ser autorizado por la persona Titular de la Dirección de Archivo General Municipal y supervisado por el personal responsable, apegándose a lo establecido en el presente Reglamento.
CAPÍTULO III
DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS
Artículo 11. La Dirección de Archivo General Municipal es la Unidad Administrativa de la Secretaría, encargada de autorizar la consulta, préstamo y reprografía de documentos públicos, a través de los Departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, respectivamente.
Artículo 12. El acceso a los documentos que resguardan los Departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, será de acuerdo a las políticas que emita la Dirección de Archivo General Municipal, y se proporcionará conforme a las categorías de usuarios siguientes:
I. Usuarios internos;
II. Usuarios externos:
a) Investigadores permanentes: Personas con actividad académica, estudiosos del acervo histórico, que hacen de esta actividad su ocupación ordinaria; y
b) Investigadores temporales (público en general): personas que eventualmente solicitan autorización para consultar el acervo histórico.
Artículo 13. Todos los usuarios, internos y externos, tienen derecho a recibir información y consultar libremente los documentos que resguardan los Departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, sin más limitaciones que las impuestas por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, y su estado de conservación.
Artículo 14. Los usuarios internos deberán solicitar los préstamos documentales mediante oficio signado por la persona Titular de la Unidad Administrativa de la Dependencia o Entidad que los requiera y contendrá lo siguientes datos: número y fecha de acta de transferencia, número de caja, número de expediente y/o legajo y asunto.
En caso de que una Dependencia y/o Entidad, requiera documentación en préstamo, que la misma no haya generado, deberá solicitarla mediante oficio a la persona Titular de la Secretaría y/o a la persona Titular de la Dependencia y/o Entidad generadora de la documentación para que ésta, la solicite a la Dirección de Archivo General Municipal.
Artículo 15. Los usuarios externos deberán solicitar por escrito, la consulta de documentos que resguarda el Departamento de Archivo de Concentración, o a través de la Plataforma Nacional de Transparencia.
Artículo 16. De acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y protección de datos personales, se determinará el procedimiento, para permitir el acceso a documentos con valores históricos que no hayan sido transferidos al Departamento de Archivo Histórico.
Artículo 17. Las personas servidoras públicas adscritas a la Dirección de Archivo General Municipal, otorgarán las facilidades necesarias a los usuarios para la consulta y préstamo de los documentos del acervo histórico, y tendrán, además de las obligaciones establecidas en el Reglamento Interior de la Secretaría, las siguientes:
I. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en los documentos que resguarda el Archivo General Municipal;
II. Manipular con el debido cuidado, los documentos que custodia el Archivo General Municipal;
III. Reintegrar al lugar asignado los documentos consultados;
IV. Conservar ordenados y clasificados los grupos documentales;
V. Asistir a los cursos de capacitación y actualización en materia archivística;
VI. Mantener ordenada el área de consulta;
VII. Observar las medidas de seguridad e higiene (usar guantes, cubrebocas y bata); y
VIII. Cumplir con las tareas que por necesidades del servicio le sean encomendadas.
CAPÍTULO IV
DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO
Artículo 18. El Grupo Interdisciplinario, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que den origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las Unidades Administrativas generadoras de la documentación, en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración y que, en conjunto, conforman el Catálogo de Disposición Documental.
El Grupo Interdisciplinario se conformará por:
I. La persona Titular de la Secretaría del Ayuntamiento, quien fungirá como Presidenta Honoraria;
II. La persona Titular de la Dirección de Archivo General Municipal, quien fungirá como Presidenta Ejecutiva;
III. La persona Titular de la Contraloría Municipal;
IV. La persona Titular de la Coordinación General de Transparencia y Municipio Abierto;
V. La persona Titular de la Presidencia de la Comisión de Arte y Cultura;
VI. La persona Titular de la Tesorería Municipal;
VII. La persona Titular de la Secretaría de Administración y Tecnologías de la Información;
VIII. Una persona comisionada de la Sindicatura Municipal;
IX. Una persona comisionada del Instituto Municipal de Planeación;
X. La persona Titular del Departamento de Archivo de Concentración, quien fungirá como Secretario Técnico;
XI. La persona Titular del Departamento de Archivo Histórico, quien fungirá como Secretario Ejecutivo; y
XII. Las personas responsables de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas que correspondan, cuando se traten asuntos específicos sobre ellas.
Las personas citadas en las fracciones III, IV, V, VI, VII, VIII, IX y, en su caso XII fungirán como vocales.
Cuando proceda, para baja documental, hasta tres representantes del sector social con conocimientos de temas relativos a valoración documental, pudiendo ser ingenieros, arquitectos, historiadores o especialistas en los temas determinados, quienes solo tendrán derecho a voz, pero no a voto.
El Orden del Día para la Sesión Ordinaria deberá comunicarse a los integrantes del Grupo Interdisciplinario por lo menos con 48 horas de anticipación a la fecha de la reunión, o de 24 horas si es Extraordinaria;
Artículo 19. Serán funciones del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, tomando en cuenta los siguientes criterios:
a) Procedencia. Que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el Sujeto Obligado productor de la información, por lo que se debe estudiar desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;
d) Contexto. La importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades, que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del Sujeto Obligado productor de la documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del Sujeto Obligado productor de la información, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida, y
f) Utilización. Los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del Sujeto Obligado productor de la información, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al Programa de Gestión de Riesgos Institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misión y objetivos del Sujeto Obligado;
IV. Advertir que, en las fichas técnicas de valoración documental, se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos; y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones reglamentarias o normativas en la materia.
Artículo 20. Las funciones de las personas integrantes del Grupo Interdisciplinario son:
I. De la persona Titular de la Presidencia Honoraria:
a) Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias a través del Presidente Ejecutivo;
b) Presidir las sesiones del Grupo Interdisciplinario;
c) Participar con voz y voto en las sesiones;
d) Firmar las Actas de las Sesiones correspondientes; y
e) Las demás que resulten necesarias en el ámbito de su competencia dentro del marco de actuación del Grupo Interdisciplinario.
II. De la persona Titular de la Presidencia Ejecutiva:
a) Gestionar lo necesario para llevar a cabo las sesiones del Grupo Interdisciplinario;
b) Participar con voz y voto en las sesiones;
c) Asistir a las sesiones;
d) Vigilar, a través de las áreas a su cargo, y las demás que correspondan, para que se ejecuten los acuerdos que tome el Grupo Interdisciplinario y los compromisos que éste adquiera;
e) Firmar las Actas de las Sesiones correspondientes; y
f) Las demás que resulten necesarias en el ámbito de su competencia dentro del marco de actuación del Grupo Interdisciplinario.
III. De la persona Titular de la Secretaría Técnica:
a) Preparar el orden del día, elaborar las convocatorias y los soportes documentales respectivos, para ser remitidos a las personas integrantes del Grupo Interdisciplinario;
b) Mantener actualizado el padrón de los miembros del Grupo Interdisciplinario;
c) Participar con voz y voto en las sesiones;
d) Asistir a las sesiones;
e) Cuidar que los acuerdos del Grupo Interdisciplinario se asienten en los formatos respectivos y levantar el Acta de cada una de las sesiones, recabando la firma de los asistentes;
f) Vigilar que los documentos generados por el Grupo Interdisciplinario estén organizados y actualizados, cuidando su debida conservación;
g) Proponer al Grupo Interdisciplinario, para su aprobación la agenda de Transferencias Primarias Ordinarias;
h) Someter a aprobación del Grupo Interdisciplinario las transferencias extraordinarias;
i) Presentar ante el Grupo Interdisciplinario, cuando sea necesario, la documentación adicional que pueda requerirse;
j) Elaborar los informes de las sesiones y vigilar su presentación oportuna;
k) Informar al Grupo Interdisciplinario sobre los asuntos relativos a los documentos administrativos y/o respecto de la aplicación de los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla;
l) Firmar las Actas de las Sesiones correspondientes; y
m) Las demás que determinen las personas Titulares de la Presidencia Honoraria, la Presidencia Ejecutiva del Grupo Interdisciplinario y las que resulten necesarias en el ámbito de su competencia y dentro del marco de actuación del mismo.
IV. De la persona Titular de la Secretaria Ejecutiva:
I. Asistir a las sesiones;
II. Participar con derecho a voz y voto en las sesiones;
III. Firmar las Actas de las Sesiones correspondientes;
IV. Proponer al Grupo Interdisciplinario, lineamientos, políticas, métodos y técnicas archivísticas que deban aplicarse a las series y/o documentos de los Archivos de Trámite concentración e Histórico cuando posean valores secundarios;
V. Presentar acciones de preservación, conservación, divulgación y difusión que deban implementarse para contribuir al enriquecimiento del acervo documental del municipio de Puebla;
VI. Dentro del ámbito de su competencia, auxiliar a las personas Titulares de la Presidencia Ejecutiva y Secretaría Ejecutiva, en la supervisión de los trabajos de las áreas operativas del Sistema Municipal de Archivos;
VII. Incorporar a los documentos con valor histórico sometidos a consideración, las modificaciones aprobadas en dichos documentos;
VIII. Coadyuvar con la persona Titular de la Presidencia Ejecutiva en la coordinación, programación y evaluación de las actividades de las áreas operativas;
IX. Promover la cultura de la preservación de los archivos, la participación social, así como la consulta e investigación;
X. Elaborar los informes de las sesiones que le sean requeridos por la persona Titular de la Presidencia Ejecutiva y vigilar su oportuna presentación;
XI. Cumplir y dar cuenta a la persona Titular de la Presidencia Ejecutiva de los asuntos que competan;
XII. Las demás que determine la persona Titular de la Presidencia Ejecutiva y las que resulten necesarias dentro del ámbito de actuación del Grupo Interdisciplinario.
V. De las personas Vocales:
a) Participar con voz y sin voto en las sesiones;
b) Asistir a las sesiones;
c) Vigilar la aplicación de los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla;
d) Comunicar las decisiones del Grupo Interdisciplinario a los Archivos de Trámite de las Unidades Administrativas que le corresponda;
e) Coadyuvar con el Grupo Interdisciplinario en lo relacionado a la gestión documental del Gobierno Municipal;
f) Firmar las Actas de las Sesiones correspondientes; y
g) Las demás que determine la persona Titular de la Presidencia Honoraria y Presidencia Ejecutiva del Grupo Interdisciplinario y las que resulten necesarias en el ámbito de su competencia y dentro del marco de actuación del Grupo Interdisciplinario.
Artículo 21. A los Sujetos Obligados productores de la documentación, con independencia de participar en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, les corresponderá:
I. Brindar al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, las facilidades necesarias, para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental;
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las series como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad institucional, con base en el marco normativo que los faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus procesos de trabajo; y
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición documental de las series documentales que produce.
Artículo 22. El Sujeto Obligado deberá asegurar que los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o transferencia secundaria.
Artículo 23. Los Sujetos Obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el desarrollo de sus atribuciones y funciones, mismos que se vincularán con las series documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado Catálogo de Disposición Documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener la descripción de los datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y responsable de la custodia de la serie documental.
Artículo 24. La Unidad Coordinadora de Archivos, establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir la disposición documental de las series documentales producidas por los Sujetos Obligados.
CAPÍTULO V
DEL SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOS
Artículo 25. Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados, formarán parte del Sistema Municipal de Archivos, debiéndose agrupar en expedientes de manera lógica y cronológica y estar relacionados con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 26. El Sistema Municipal de Archivos se integrará por:
I. Una Unidad Coordinadora de Archivos, que estará a cargo de la persona Titular de la Dirección de Archivo General Municipal:
a) La persona Titular del Departamento de Archivo de Concentración; y
b) La persona Titular del Departamento de Archivo Histórico.
II. Las áreas operativas siguientes:
a) Los enlaces de las Unidades Centrales de Correspondencia;
b) Los enlaces de los archivos de trámite.
Los enlaces de las áreas operativas citadas en la fracción II, serán nombrados por la persona Titular de cada Dependencia o Entidad.
Artículo 27. El Sistema Municipal de Archivos tiene como objetivos los siguientes:
I. Fomentar la armonización y la homogeneización metodológica de la función archivística en el gobierno municipal, propiciando la cultura documental e integración de los archivos;
II. Promover la gestión y preservación documental que permita el acceso a la información documental en forma oportuna;
III. Generar la racionalización de la actividad archivística de manera que garantice la integridad del ciclo vital del documento;
IV. Mejorar continuamente los mecanismos de gestión documental y archivos;
V. Facilitar la aplicación de las tecnologías de la información en materia archivística en el ámbito institucional; y
VI. Promover la formación y desarrollo de los recursos humanos en materia archivística.
CAPÍTULO VI
DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS O DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL
Artículo 28. La Dirección de Archivo General Municipal, promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos.
Artículo 29. La Unidad Coordinadora de Archivos tendrá las funciones siguientes:
I. Elaborar, en colaboración con los enlaces de los Archivos de Trámite o Unidades Administrativas, el Departamento de Archivo de Concentración y el Departamento de Archivo Histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley y demás disposiciones reglamentarias, así como la normativa que derive de ellos;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos;
III. Elaborar el Programa Anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI. Brindar asesoría técnica, para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas operativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos;
IX. Coordinar operativamente el funcionamiento del Grupo Interdisciplinario;
X. Convocar a las reuniones de trabajo y fungir como Secretario/a en las mismas;
XI. Llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas;
XII. Integrar el Catálogo de Disposición Documental;
XIII. Autorizar las transferencias documentales de conformidad con las disposiciones legales aplicables; y
XIV. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 30. Durante el proceso de elaboración del Catálogo de Disposición Documental deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya:
a) Un calendario de visitas a los archivos de trámite o las Unidades Administrativas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y
b) Un calendario de reuniones del Grupo Interdisciplinario.
II. Elaborar y proponer, para su aprobación ante la Secretaría del Ayuntamiento y posteriormente a la Contraloría Municipal, los lineamientos, guías, cuestionarios, instrumentos de consulta y formatos de descripción archivística; y
III. Realizar entrevistas a las personas encargadas de las áreas operativas, para el levantamiento de la información y elaboración de las fichas técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 31. La persona Titular de cada Dependencia o Entidad nombrará un enlace de la Unidad Central de Correspondencia, que será responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación oficial.
Los enlaces de las Unidades Centrales de Correspondencia, deberán procurar la capacitación en la materia.
Artículo 32. La persona Titular de cada Dependencia o Entidad nombrará un enlace del archivo de trámite que tendrá las funciones siguientes:
I. Vigilar la integración y organización de los expedientes que cada Unidad Administrativa produzca y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la supervisión de la elaboración de los inventarios documentales;
III. Vigilar el resguardo de los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con la Unidad Coordinadora de Archivos, en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley y demás normatividad aplicable;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por la Unidad Coordinadora de Archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración; y
VII. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 33. Las personas Titulares de los Departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, además de las funciones establecidas en el Reglamento Interior de la Secretaría del Ayuntamiento, vigilarán y coadyuvarán con las áreas operativas en la correcta aplicación de los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
CAPÍTULO VIII
DE LA BAJA DOCUMENTAL
Artículo 34. La baja documental será responsabilidad de la persona Titular de la Dependencia y/o Entidad que la solicite.
Artículo 35. En los documentos cuya baja documental se solicite, deberá observarse la prescripción de sus valores administrativos, legales, contables y/o fiscales de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
Artículo 36. Para dar cumplimiento a la baja documental, los Titulares de las Dependencias y/o Entidades que conforman la Administración Pública Municipal deberán apegarse a los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Artículo 37. Para efectos de la baja documental, deberá hacerse en presencia de la Secretaría del Ayuntamiento, la Dirección de Archivo General Municipal, la Contraloría Municipal y la Coordinación General de Transparencia y Municipio Abierto.
CAPÍTULO IX
DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Artículo 38. El procedimiento de transferencia primaria y secundaria, se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
CAPÍTULO X
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Artículo 39. Además de los procesos de gestión previstos en este Reglamento, se deberá contemplar para la gestión documental electrónica, la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Artículo 40. Los Sujetos Obligados, deberán dar el tratamiento correspondiente para la producción, administración, uso y control de formatos electrónicos, apegándose en los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, auxiliándose por de la Dirección de Gobierno Electrónico.
Artículo 41. Los Sujetos Obligados, adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas, para garantizar la recuperación y preservación de los documentos electrónicos de archivo, producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
Artículo 42. Los Sujetos Obligados, conservarán los documentos en soporte tradicional, observando lo establecido en los Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
CAPÍTULO XI
DE LA PROTECCIÓN DEL DOCUMENTO
Artículo 43. Es obligación de toda persona custodiar y conservar en buen estado la documentación a la cual tenga acceso, con independencia de su soporte, impidiendo o evitando el daño, sustracción, destrucción, ocultamiento o mutilación.
Artículo 44. El uso, manejo y adecuada conservación de la documentación se sujetará a las disposiciones establecidas en el presente Reglamento, los Lineamientos y/o políticas emitidas por la Dirección de Archivo General Municipal, además de observar la norma vigente y aplicable en la materia.
Artículo 45. Los Sujetos Obligados deberán gestionar lo necesario para la protección de la información contenida en sus archivos, de acuerdo a lo dispuesto en la legislación aplicable en materia de transparencia y protección de datos personales.
Artículo 46. La consulta, préstamo y reprografía documental se sujetará a las políticas establecidas por la Dirección de Archivo General Municipal.
CAPÍTULO XII
DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
Artículo 47. La información contenida en los inventarios, catálogos, índices, guías u otros, contenida en sistemas digitales y/o electrónicos, quedarán protegidos por la legislación en la materia, quedando prohibida su reproducción.
Los usuarios deberán citar la referencia de los documentos consultados y otorgar los créditos correspondientes al Archivo General Municipal, donando dos ejemplares de su investigación, con la finalidad de incrementar el acervo bibliográfico del Archivo General Municipal.
CAPÍTULO XIII
DE LA SEGURIDAD Y VIGILANCIA
Artículo 48. La Dirección de Archivo General Municipal emitirá los lineamientos de seguridad y conservación documental.
ARTÍCULO 49. La Dirección del Archivo General mantendrá comunicación permanente con la Dependencia responsable de protección civil en el Municipio de Puebla, a la que corresponderá la salvaguarda de sus haberes documentales y del inmueble.
CAPÍTULO XIV
DE LAS RESTRICCIONES Y SANCIONES
Artículo 50. Cualquier mal uso, daño material o sustracción de documentos realizada por los usuarios internos o externos, será sancionada de acuerdo a la norma vigente y aplicable en la materia.
Artículo 51. Los documentos de archivo quedan fuera del comercio, por lo que queda prohibida su enajenación bajo cualquier título. La sustracción, destrucción, ocultamiento o mutilación de documentos de archivo por parte de las personas servidoras públicas, durante o al concluir su empleo, cargo o comisión, queda prohibida por el presente Reglamento y será sancionada de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Artículo 52. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que corresponda, son causa de responsabilidad administrativa de las personas servidoras públicas, las siguientes:
I. Omitir la implementación de los procesos archivísticos previstos en el presente Reglamento y demás normas aplicables en la materia;
II. Actuar con dolo o negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica, para la adecuada conservación de los archivos;
III. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, mutilar total o parcialmente cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, concentración o histórico, así como la información contenida en dichos documentos;
IV. Sustraer temporal o permanentemente documentos de su repositorio, para fines distintos a su utilización institucional o social, sin previa autorización correspondiente;
V. Trasladar fuera del inmueble del Archivo General Municipal, del Estado o del País, documentos sin autorización de la persona Titular de la Presidencia Municipal y/o de la persona Titular de la Secretaría del Ayuntamiento;
VI. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de los documentos o información de interés público, sin previa autorización de la persona Titular de la Presidencia Municipal y/o de la persona Titular de la Secretaría del Ayuntamiento;
VII. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos públicos sin causa justificada;
VIII. Omitir entregar los documentos de archivo a su cargo, al separarse de su empleo, encargo o comisión, o si habiéndolos entregado no hubieran sido organizados en los términos que se establecen en el presente Reglamento y en las normas vigentes en la materia; y
IX. Las demás que establezcan las políticas internas del Archivo General y las normas vigentes aplicables en la materia.
La autoridad competente sancionará de conformidad con la legislación aplicable.
Artículo 53. Los usuarios externos que hagan mal uso de la documentación solicitada en consulta o préstamo, sin perjuicio de aplicarse las leyes civiles o penales y demás legislación aplicable, de acuerdo al caso que se trate, serán acreedores a la suspensión del servicio de consulta.
Artículo 54. Las personas servidoras públicas que incurran en cualquiera de los supuestos mencionados en el presente Reglamento, se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones que determine la Contraloría Municipal, en al ámbito de sus atribuciones, de conformidad con lo establecido por la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones jurídicas aplicables.
Por lo anteriormente expuesto y debidamente fundado, sometemos a la consideración de este Cuerpo edilicio, para su discusión y aprobación, el siguiente:
D I C T A M E N
PRIMERO.- Se aprueba en todos sus términos el Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, en términos de lo establecido en el considerando XVII del presente Dictamen.
SEGUNDO.- Se instruye a la Secretaria del Ayuntamiento para que en la forma legal correspondiente realice los trámites necesarios ante la Secretaría de Gobernación del Estado de Puebla y sea publicado por una sola vez en el Periódico Oficial del Estado de Puebla, el presente Dictamen.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
PRIMERO.- El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado de Puebla.
SEGUNDO.- Se abroga el Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, publicado el 4 de septiembre de 2015, en el Periódico Oficial del Estado.
TERCERO.- Se derogan todas las disposiciones que se opongan a lo establecido en el presente Reglamento.
CUARTO.- Lo actuado por el Comité de Archivo durante su vigencia seguirá valido y se dará continuidad por el Grupo Interdisciplinario.
QUINTO.- El Grupo Interdisciplinario contará con 30 días naturales a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento para su debida instalación.
ATENTAMENTE. CUATRO VECES HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, A 11 DE NOVIEMBRE 2022. “CONTIGO Y CON RUMBO”. COMISIÓN DE ARTE Y CULTURA. REG. LEOBARDO RODRIGUEZ JUÁREZ. PRESIDENTE. RÚBRICA. REG. MARÍA FERNANDA HUERTA LÓPEZ. VOCAL. RÚBRICA. REG. SUSANA DEL CARMEN RIESTRA PIÑA. VOCAL. REG. RICARDO HORACIO GRAU DE LA ROSA. VOCAL. RÚBRICA. REG. CARMEN MARÍA PALMA BENÍTEZ. VOCAL. RÚBRICA.
LA QUE SUSCRIBE, SILVIA GUILLERMINA TANÚS OSORIO, SECRETARIA DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA, CERTIFICO QUE LA RESOLUCIÓN QUE ANTECEDE FUE APROBADA EN LOS TÉRMINOS SEÑALADOS POR UNANIMIDAD DE VOTOS EN LA DÉCIMO CUARTA SESIÓN ORDINARIA DE CABILDO CELEBRADA EL 17 DE NOVIEMBRE DE 2022. LO ANTERIOR, PARA LOS EFECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS A QUE HAYA LUGAR.- CUATRO VECES HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, A 17 DE NOVIEMBRE DE 2022.- RÚBRICA.
Por lo tanto, así se tendrá entendido para su ejecución; instruyendo se publique en la Gaceta Municipal, se circule y observe.
ATENTAMENTE. CUATRO VECES HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, A 17 DE NOVIEMBRE DE 2022. EDUARDO RIVERA PÉREZ, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE PUEBLA. RÚBRICA.
